Bei Unternehmensdaten ist weniger oft mehr

Unternehmen begegnen einer wachsenden Zahl von Bestimmungen und  Vorschriften in Bezug auf die Kontrolle und die rechtskonforme Speicherung von Unternehmensdaten. Mit dem explosionsartigen Wachstum elektronisch gespeicherter Informationen, insbesondere E-Mails, steigt der Verwaltungsaufwand im Compliance und Records Management derzeit extrem.

Die Herausforderung eines sinn- und planvollen Information Managements wird erschwert durch "dumme" Massenspeichersysteme, die neue Daten weder kategorisieren noch sonstige Organisationshilfen bieten. Es wird einfach alles gespeichert - ein Teil fällt sicherlich unter die Unternehmensrichtlinien bzw. gesetzlichen Vorschriften, die Masse der Daten aber wird völlig unnütz gespeichert.

Im Idealfall werden neue Daten und Dokumente direkt bei der Erstellung bzw. bei der ersten Speicherung klassifiziert und codiert, bevor sie in E-Mail-Achiven, im Intranet (z.B. Microsoft SharePoint), in file shares oder einer Datenbank archiviert werden. Eine präzise Datenklassifizierung ermöglicht außerdem wesentlich aggressivere Aufbewahrungsrichtlinien, da exakt definiert werden kann, welche Daten gespeichert werden müssen und welche nicht. Die Kosten für die Speicherung werden extrem reduziert und E-Discovery Risiken deutlich gesenkt.

Recommind's Compliance und Records Management Lösung adressiert genau diese Probleme, die Unternehmen mit den internen Richtlinien und den externen Vorschriften und Gesetzen zur rechtssicheren Archivierung haben - egal in welcher Branche.

Begegnen Sie dem E-Mail-Tsunami mit automatischer Kategorisierung und Archivierung

Decisiv Email™ revolutioniert das E-Mail Management durch eine durchdachte und im Praxiseinsatz bewährte Klassifizierungstechnologie um E-Mails praktisch ohne Nutzerbeteiligung automatisch zu kategorisieren und abzulegen.

Da nur geschäftliche E-Mails gespeichert werden (Decisiv Email "lernt" die Unterschiede zwischen privaten und beruflichen Mails) und eine Single-Instance-Storage-Infrastruktur genutzt wird, werden der Speicherbedarf und damit auch die Kosten um bis zu 80% gegenüber herkömmlichen E-Mail Archivsystemen gesenkt.  

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Kategorisieren und archivieren Sie auch Altdaten vollautomatisch

Unternehmen müssen heutzutage Daten und Dokumente aus einer Vielzahl von Quellen (z.B. E-Mail, Netzwerk und File Shares, Content Management Systemen wie Microsoft SharePoint™ und Open Text Livelink™) und Speicherorten erfassen, klassifizieren und verwalten, um internen Compliance-Richtlinien und einer Vielzahl von Gesetzen und Vorschriften Genüge zu leisten. Dabei spielen die Verwaltungs- und Speicherkosten eine immer stärker werdende Rolle. 

Recommind's automatische Kategorisierungstechnologie ermöglicht es Unternehmen jegliche Daten präzise nach ihrem tatsächlichen Inhalt und nicht nur anhand von einzelnen Schlüsselwörtern schnell und richtig zu klassifizieren. Was die Altdaten betrifft, ermöglicht diese Technologie IT- und Compliance-Verantwortlichen und Records Managern ihr „Datenhaus“ in Ordnung zu halten, beim Prozess Geld für die Speicherung und Verwaltung einzusparen und Risiken im Compliance-, Records-Management- und E-Discovery-Bereich zu senken.