Rasant wachsende Datenmengen und schnellere Reaktionszeiten erfordern mehr denn je ein professionelles Information Management.

Unternehmen sind heutzutage mit einer Vielzahl von Faktoren konfrontiert, die eine automatisierte, frühzeitige Fallanalyse im Fall von drohenden Rechtsstreitigkeiten, Schadenersatzforderungen, internen und/oder externen Untersuchungen erfordern. International tätige Unternehmen müssen den Anforderungen der jeweiligen Rechtssysteme gerecht werden, national tätige Firmen sich mit verschärfter behördlicher Kontrolle und internen Untersuchungen auseinandersetzen.

IT- und Rechtsabteilungen brauchen moderne automatisierte Lösungen, mit denen sie in die Lage versetzt werden, der wachsenden Datenflut Herr zu werden und im Fall von Untersuchungen schnell, effizient und kostenbewusst zu reagieren. 

Frühestmögliche Einschätzung der Situation ist unabdingbar

Die meisten Unternehmen tappen in Bezug auf die Wichtigkeit eines Falls / einer Untersuchung bis zur endgültigen händischen Prüfungsphase im Dunkeln. Bis zu diesem Zeitpunkt sind dem Unternehmen bereits erhebliche Kosten durch die Datensammlung, Zusammenstellung, Verarbeitung und Filterung der (vielleicht) relevanten elektronisch gespeicherten Informationen entstanden. Und das, ohne überhaupt einschätzen zu können, wie sich die Gesamtlage darstellt.

Die Explore-In-Place™ Technologie ermöglicht eine umgehende Bewertung der Situation

Für eine echte automatisierte, frühzeitige Fallanalyse wird ein System benötigt, das eine direkte Datenuntersuchung zu Beginn des eDiscovery Prozesses unterstützt. Unternehmen müssen in die Lage versetzt werden, live Datenuntersuchungen durchzuführen, bevor ein "legal hold" ausgesprochen wird und ohne sich einer kosten- und zeitintensiven Datenmigration zu anderen Speichermedien oder einem externen Dritten zu unterziehen.

Insite Legal Hold mit der eigenentwickelten "Explore-In-Place"-Technologie gruppiert die elektronisch gespeicherten Informationen (Electronically Stored Information - ESI) automatisch und erstellt Kategorien wie z.B. Ersteller, Sprache, Domain, Speicherort noch bevor die Daten eingesammelt werden und ermöglicht so die frühestmögliche Analyse und Bewertung der Situation ohne das bereits E-Discovery-Kosten entstehen.

Verbessertes Risk Management bei gleichzeitiger Kostenminimierung

Durch die hochentwickelten Such- und Filtertools von Insite Legal Hold können nur die für die vorliegende Untersuchung relevanten Informationen identifiziert und gezielt eingesammelt werden - Doubletten werden aussortiert, weitgehend ähnliche Dokumente (near-duplicates) zur Kontrolle angezeigt, sodass bei der anschließenden Dateneinsammlung die kleinstmögliche Dokumentmenge mit der größtmöglichen Relevanz für die weitere Untersuchung gespeichert wird.

Diese Vorgehensweise reduziert einerseits die E-Discovery Kosten drastisch, denn nur gefilterte, bearbeitete und geprüfte Dokumente gehen zur weiteren Analyse an externe Anwälte und senkt das Risiko andererseits, denn Daten, die für den konkreten Fall irrelevant oder unnötig sind, werden nicht eingesammelt und unterliegen der normalen data retention policy des Unternehmens.

Fallanalysen Inhouse durchführen

Unternehmen, die es vorziehen, erste Prüfungen, tiefergehende Analysen oder den gesamten Prozess intern durchzuführen, haben mit der integrierten Anwendung Axcelerate eDiscovery alle Möglichkeiten, völlig selbständig, zeitsparend, kostenbewusst und professionell die komplette Untersuchung durchzuführen.