E-Discovery und Compliance - das Idealmodell

Mit Recommind's E-Discovery- und Compliance-Lösungen können Unternehmen anstelle von kostenintensiven, reaktiven Verfahren bei anstehenden Rechtsstreitigkeiten ein proaktives Modell einsetzen, das die Kosten senkt, Risiken reduziert und die Reaktionszeiten bei aktuellen und zukünftigen Rechtsstreitigkeiten verkürzt.

Reduzieren Sie die Risiken und senken Sie die Kosten

Wenn Informationen im Falle von Rechtsstreitigkeiten (oder z.B. kartellrechtlichen Untersuchungen) offen gelegt werden müssen, dann ist es meist zu spät – denn jetzt beginnt ein ressourcenfressender, kostenintensiver und riskanter Prozess, alle relevanten elektronischen Daten zusammenzustellen.

Können Sie in ihrem Unternehmen Emails, Attachments, Instant Messages und sonstige elektronische Daten auf Anfrage umgehend finden und bereitstellen? Können Sie belegen, dass diese Informationen Originale sind und nicht nachträglich verändert wurden?

Unternehmen sind im Risiko, wenn sie nicht in der Lage sind, schnell und angemessen auf solche Anforderungen zu reagieren: es drohen Bußgelder in Millionenhöhe und der Schaden am Ruf des Unternehmens kann erheblich sein, wenn juristisch erforderliche Daten nicht zur Verfügung gestellt werden können.

Reduzieren Sie immense Kosten und Aufwand indem Sie eine langfristige Strategie für den Fall von Rechtsstreitigkeiten etablieren. Genau zu wissen, welche elektronischen Dokumente man hat, diese sinnvoll zu verwalten, rechtssicher abzuspeichern und auch genau zu wissen, wie man sie findet, kann der wichtigste Faktor für den Gewinn eines Prozesses sein. Darauf müssen Rechts- und IT-Abteilung gleichermaßen vorbereitet sein.

Datenerhaltung - ein proaktiver Ansatz

Ein Schlüsselaspekt des Information-Management-Prozesses ist es, jede potentiell relevante elektronische Information im gesetzlich vorgeschriebenen Rahmen sicher aufzubewahren und revisionssicher abzuspeichern. Die meisten Unternehmen warten jedoch bis sie mitten in einem Rechtsverfahren sind, um überhaupt erst mit der Suche und der anschließenden Ordnung ihrer elektronisch gespeicherten Informationen zu beginnen. Solche Ansätze können teuer zu stehen kommen.

Mit MindServer eDiscovery und vorausschauender Planung können Unternehmen Millionen an Gerichtskosten, Strafzahlungen und IT-Überstunden sparen.

Wachsende Anforderungen und Datenvolumen verlangen nach besseren Tools

Heutige Unternehmen müssen mit ihren elektronischen Informationen aktiv umgehen. Firmen können sich nicht mehr darauf verlassen, dass ihre Angestellten potentielle Beweise für etwaige spätere Rechtsstreitigkeiten erhalten, noch dürfen sie allein von ihrem Email-Archivierungssystem abhängig sein. Um dieses erhebliche Risiko zu verringern, muss ein einfach zu nutzendes, automatisches Aufbewahrungs- und Speichersystem Teil des Information-Managements sein.

Insite Legal Hold und Axcelerate eDiscovery sind genau die Tools, um proaktiv Informationen zu erhalten und gerichtlichen Offenlegungen standzuhalten.

Recommind's Lösungen senken die Kosten, reduzieren die Risiken und ermöglichen eine schnelle, umfassende und sichere Reaktion bei aktuellen und künftigen Rechtsstreitigkeiten, behördlichen und internen Untersuchungen.

Mit Insite Legal Hold werden relevante Daten am Ursprungsort analysiert, ohne zuerst alle Dokumente auf einen zentralen Speicher übertragen zu müssen. Auf diese Weise können Informationen an der Dokumentenquelle aussortiert werden, um den Prozess zu beschleunigen. Diese Sortierung erfolgt auf individueller Objektebene (so werden beispielsweise nur bestimmte E-Mails und Anhänge zurückgegeben und keine kompletten Outlook-.pst-Dateien). Teure Verarbeitungsprozesse werden vermieden, da alle relevanten Metadaten und Volltexte als Teil dieses Prozesses extrahiert werden.

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Mit Axcelerate eDiscovery, das Unternehmenskunden mit der integrierten Lösung Insite Legal Hold ausgeliefert wird, erhalten Firmen und Kanzleien ein leistungsstarkes Tool, mit dem Analysen mit einer einzigartigen Präzision und einer bislang unerreichten Geschwindigkeit durchgeführt werden können. Im Gegensatz zu Lösungen der "1. Generation", die lediglich über einfache Volltext- und Schlagwortsuche Dokumentbestände zusammenstellen, die dann händisch kategorisiert und priorisiert werden müssen, geschieht das bei Axcelerate eDiscovery vollautomatisch.

Hierbei werden nicht nur die Häufung bestimmter Begriffe zur Relevanzbeurteilung herangezogen, sondern über die auf der CORE-Plattform basierende intelligente Suchtechtechnologie auch thematisch verwandte Inhalte, die Analyse von z.B. für ein Thema häufig auftretenden und damit relevanten E-Mail-Verteilern, Umschreibungen und weiteren Anhaltspunkten.

Dadurch ist eine sehr viel effizientere, genauere und kostengünstigere Prüfung der Dokumente möglich.

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