E-Mail Kategorisierung

E-Mail - Das Sorgenkind von IT, Compliance, Records Management und Rechtsabteilung

Während E-Mail ein wirklich effizientes Medium für nahezu verzögerungsfreie Kommunikation ist, sorgt es gleichzeitig für Kopfschmerzen wenn es darum geht, E-Mail basierte Informationen zu organisieren und zu verwalten, da diese häufig in verschiedenen Speicherorten, wie dem Email Server (z.B. Exchange oder Lotus Notes), einem E-Mail Archivsystem und in den Inboxen bzw. Archivordnern der Sender und Empfänger abgelegt werden. Was die Sache noch schlimmer macht ist die Tatsache, dass viele dieser Informationen redundant und damit eigentlich überflüssig sind, da die gleiche Nachricht (inkl. der Anhänge) in mehreren oder gar allen Speicherorten vorhanden ist.

Unternehmen, die nicht in der Lage sind, das "Wirrwarr" an Informationen zu ordnen und die enorme Datenmenge zu reduzieren, können keinerlei alte E-Mails löschen, da eine (unbekannte) Teilmenge der Daten gesetzlichen Aufbewahrungsrichtlinien unterliegt - Untersuchungen und Sanktionen würden drohen. Gleichzeitig fallen erhebliche Kosten für die  IT-Infrastruktur (Massenspeicher, Strom, Software, Hardware, Personal etc.) und das aufwändige IT-Management an, das die ineffizienten E-Mail Netzwerke betreut, wartet und pflegt. Daher bewerten viele Unternehmen E-Mails als große Risikoquelle – wahrscheinlich das größte interne Informationsrisiko!

Effiziente E-Mail Verwaltung und verbesserte unternehmensinterne Kommunikation und Zusammenarbeit mit Decisiv Email™

Wenn E-Mails jedoch mit den richtigen Tools und Prozessen kontrolliert, organsiert und verwaltet werden, sinkt nicht nur das Risiko, die Compliance- und gesetzlichen Richtlinien zu verletzen, drastisch, sondern es entsteht eine enorme Chance für Unternehmen, die interne Zusammenarbeit erheblich zu verbessern, Wissen weiterzugeben und effizienter zu arbeiten.

Ein anschauliches Beispiel für die Wirkungsweise von Decisiv Email und die Steigerung der Produktivität: 

Der Weggang eines wichtigen Mitarbeiters und der damit verbundene schnelle und nahtlose Wissenstransfer stellt für Unternehmen immer ein Problem dar. Besonders kritisch wird die Situation, wenn dieser Mitarbeiter der einzige Wissensträger in einem bestimmten Bereich war. Die Einarbeitung des neuen Mitarbeiters in das Thema oder Projekt benötigt Zeit und ist oft lückenhaft; die meisten Unternehmen sehen sich gezwungen E-Mail Archive zu durchsuchen und/oder dem/der neuen Mitarbeiter/in alle E-Mails seines/ihres Vorgängers zur Durchsicht zur Verfügung zu stellen – in der Hoffnung relevante Informationen zu finden.

Dieses Vorgehen ist nicht nur ineffizient sondern auch rechtlich äußerst bedenklich, da keinerlei private Informationen gesichtet bzw. weitergegeben werden dürfen.

Da Decisiv Email automatisch private E-Mails erkennt und erst gar nicht speichert, sämtliche beruflichen Daten intelligent kategorisiert und archiviert kann ein/e neue/r Mitarbeiter/in sofort auf alle relevanten E-Mails in Zusammenhang mit einem bestimmten Thema, Team oder Projekt zugreifen und die benötigten Informationen schnellstmöglich finden.  

E-Mails unter Compliance, Records Management und E-Discovery Gesichtspunkten

E-Mails sind auch hinsichtlich Compliance Richtlinien und den gesetzlichen Auflagen zur rechtssicheren Ablage bestimmter Daten und Dokumente eine enorme Herausforderung und stellen ein Risiko dar. Oftmals entscheiden sich Unternehmen deswegen dazu, alle ein- und ausgehenden Mails dauerhaft zu speichern. Ein enormer Kostenaufwand, der in Zukunft weiter steigen wird, da das Datenaufkommen stetig steigt.

Decisiv Email löst die Probleme in Zusammenhang mit der Organisation, Verwaltung und Archivierung dieser Datenflut. Durch den Einsatz innovativer Technologie wird sichergestellt, dass ausschließlich berufliche E-Mails präzise kategorisiert und nach umfangreichen Kritierien archiviert werden - mit nur geringem bis zu gar keinem Aufwand für den Sender bzw. Empfänger.

Nachrichten, die von einer Person im Verteiler archiviert werden, werden sämtlichen anderen Personen ebenfalls als abgelegt angezeigt und so gespeichert und angezeigt, dass Nutzer so auf sie zugreifen können, als befänden sie sich in ihrem persönlichen Microsoft Outlook - E-Mails werden so nur ein einziges Mal gespeichert, was zu einer drastischen Verminderung des Archivaufwands führt.

Darüberhinaus bietet Decisiv Email eine komplette Übersicht über jegliche Korrespondenz zu einem Kunden, Projekt oder Thema auch wenn ein Mitarbeiter, der überhaupt nicht auf dermVerteiler der E-Mail war, nach diesen Informationen sucht.

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