CORE™, die erste such-basierte Information Risk Management (IRM) - Plattform

Ein Alleinstellungsmerkmal der CORE™ Plattform von Recommind ist es, von Grund auf für den Betrieb all unserer Information Access-, eDiscovery- und Compliance-Lösungen eigenentwickelt worden zu sein. Wo üblicherweise einzelne Bausteine aufwendig angepasst, aufeinander abgestimmt und in die bestehende IT-Landschaft integriert werden müssen, wird mit CORE™ ein Basismodul für alle Anforderungen auf einem getrennten System aufgesetzt, das mittels Konnektoren sämtliche Datenquellen erschließt, die inhaltlichen Konzepte (die „Intelligenz“) in einem eigenen Index hält und präziseste nach Relevanz sortierte Ergebnislisten liefert, die sich durch das SmartFiltering-Verfahren auf einfachste Weise weiter verfeinern lassen.

CORE™-Technologie im Einsatz

Die Knowledge Management Lösungen von Recommind machen Daten über alle Formate und Speicherorte einer heterogenen IT-Struktur hinweg nicht nur automatisch allen Mitarbeitern zugänglich, sondern bieten über die integrierte intelligente Suchmaschinentechnologie einen schnellen, präzisen Zugriff auf genau die Informationen, die der Nutzer benötigt. Brachliegende firmeninterne Informationen werden erschlossen und die Produktivität wird signifikant erhöht. Decisiv Search zieht exakt und sicher Informationen aus allen Quellen heran und liefert als Ergebnis relevante Dokumente, Fachleute, Projekte und Dossiers – alles innerhalb des Kontextes, den der User angefragt hat. Decisiv Search verarbeitet sowohl strukturierte als auch unstrukturierte Informationen, ordnet und filtert die Suche über multiple Quellen und Terabytes von Daten, respektiert die firmeninternen Zugriffsberechtigungen und ermöglicht es dem Nutzer, Daten und Inhalte so zu finden, wie er gewohnt ist zu denken.

Ein Praxisbeispiel

Zwei Anwälte in zwei verschiedenen Kanzleien haben das gleiche Anliegen. Sie wollen in Fällen Beweisanträge stellen, mit denen sie bisher nicht betraut waren, die sie aber jetzt übernommen haben. In beiden Fällen handelt es sich um wichtige Mandanten, ein Erfolg wird erwartet und der Druck ist dementsprechend hoch, zumal beide Juristen ihre Spezialgebiete in anderen als für den Fall relevanten Gerichtsbarkeiten haben. Um also schneller Licht ins juristische Dunkel zu bringen, machen sich Anwalt A und Anwalt B auf den Weg und forschen im Kanzlei-eigenen Knowledge Management System, ob es früher bereits ähnlich gelagerte Prozesse bei Kollegen gegeben hat, an denen sie sich für einen ersten Überblick orientieren können. Möglicherweise finden sie dort wichtige Argumente für ihren eigenen Fall, die sie verwenden können. Beide Anwälte geben nun jeweils typische Suchbegriffe ein. Bis hier hin arbeiten sie nach dem gleichen Schema. Doch jetzt trennen sich ihre Wege.

Bei Anwalt A wirft der Computer Tausende von Dokumenten aus verschiedenen Gerichtsbarkeiten aus, hunderte an auf den ersten Blick vergleichbaren Fällen, Namen der seinerzeit Vorsitzenden Richter, Prozess-Teams etc. Anwalt A hat eigentlich nicht die Zeit, muss aber jetzt anfangen auszusortieren, irrelevantes von relevantem zu trennen, um Fälle zu finden, die tatsächlich auf seinen übertragbar und verwendbar sind. Und vor allem, die Schriftsätze enthalten, die ihm bei seinen Anträgen behilflich sein könnten. Nach zwei Stunden findet A, nicht ganz überzeugt, mehrere Urteile, die seinem Fall wenigstens ein wenig ähnlich sind. Es handelt sich allerdings um andere Ausgangssituationen und A ist sich nicht sicher, ob er wirklich passende Schriftsätze entdeckt hat. Nach weiteren acht Stunden, die er an seinen eigenen Anträgen gefeilt hat und von denen er zu allem Übel nur sechs Stunden abrechnen kann, geht er frustriert und mit einem unguten Gefühl nach Hause. Er hätte sich gewünscht, treffendere Fälle zu finden, die seine Argumentation besser gestützt hätten.

Dieser Wunsch geht für Anwalt B in Erfüllung. Er erhält nach der Sucheingabe eine Reihe von treffenden Ideen, sortiert und unterteilt in Gerichtsbarkeit, Vorsitzender Richter, Prozess-Teams, Streitwert und so weiter. Auf diese Weise kann er präzise die relevanten Dokumente einsehen und sogar als eine Art Vorlage benutzen. Schnell hat Anwalt B einen ersten Entwurf für seine Beweisführung, inklusive Anträge, in seinem Fall formuliert. Nach insgesamt vier Stunden kann B nach Hause gehen mit dem guten Gefühl, die richtige Argumentationskette in Händen zu halten, die den Richter zu seinen beziehungsweise zu Gunsten seines Mandanten überzeugen wird.

CORE™-Technologie und E-Discovery, Records Management und Compliance

Im Rahmen von E-Discovery, Records Management und Compliance ist der Anwendungsfall etwas anders gelagert, aber die Ergebnisse ebenso beeindruckend. Die bisherigen E-Discovery-Lösungen bauen ausschließlich auf der veralteten Schlagwortsuche auf, um relevante Dokumente zu lokalisieren, einzusammeln und zu prüfen. Unternehmen werden dadurch gezwungen, viel mehr Daten zu speichern als wirklich nötig wäre. Rechtsabteilungen und externe Anwälte werden dadurch wiederum gezwungen, sich erheblich mehr Dokumente anzusehen und kosten immense Summen.

Unternehmen, die Recommind's CORE™-gesteuerte Lösungen wie Axcelerate eDiscovery und Insite Legal Hold einsetzen, können Dokumente wesentlich schneller und effizienter identifizieren, bewerten, speichern, verarbeiten, filtern und sammeln. Außerdem können sie für jede interne Untersuchung oder jeden Legal Hold mit neu hinzugekommenen Daten aktualisieren und so erheblich kostengünstiger und präziser Fallanalysen und Dokumente liefern.

Die CORE™-Lösungen verschlanken die Prozesse ebenso erfolgreich, wenn es um Records Management und Compliance geht. Auch in diesen Bereichen muss mit immer größer werdenden Datenmengen und veralteten und umständlichen Tools zur Organisation und Ablage umgegangen werden. Durch den Einsatz von Decisiv Email und der automatisierten CORE™-Kategorisierungstechnologie können Unternehmen schnell und automatisch erkennen, wie Dokumente klassifiziert werden müssen und während des Prozesses sicherstellen, dass die richtigen Daten die vorgeschriebene oder gewünschte Zeit aufbewahrt werden - sowohl Bestands- als auch neu hinzukommende Daten.