Key Benefits

Sofortige Kontrolle über sämtliche elektronisch gespeicherten Informationen - sobald sie erstellt werden

Erheblich verbesserte Zusammenarbeit im Team und zwischen Teams

Deutliche Entlastung von überlasteten Exchange Systemen

Drastische Reduzierung des E-Mail-Speicherbedarfs

Kategorisieren und Archivieren Sie E-Mails ohne oder mit nur geringer manueller Intervention

Mit Decisiv Email können 3 Kernbereiche des E-Mail Managements in Unternehmen gelöst werden: (1) automatische Kategorisierung und Speicherung von firmenrelevanten E-mails; (2) effiziente, speicherschonende Archivierung; (3) schnelle und präzise Wiederauffindbarkeit der archivierten Informationen.

Decisiv Email erhöht nachweislich die Produktivität und senkt die Kosten. Indem nur Geschäftsaufzeichnungen gespeichert werden und eine völlig neuartige Speicherinfrastruktur genutzt wird, erreichen Sie mit Decisiv Email Speichereinsparungen von bis zu 80 Prozent gegenüber herkömmlichen E-Mail-Archivierungssystemen. Unternehmen können jetzt auf einfache, intelligente und kostensparende Weise die Anforderungen im Umgang mit internen Managementaufzeichungen, Information Lifecycle Management (ILM) und die Email-Archivierung mit einem einzigen Produkt angehen.

Decisiv Email steigert und vereinfacht ebenfalls die Zusammenarbeit zwischen Kollegen, in Abteilungen und Teams - sämtliche E-Mails sind in einer einzigen, vor unerlaubtem Zugriff geschützten und skalierbaren Ordnerstruktur abgelegt. Egal, ob ein Teammitglied in Urlaub ist, ein Kollege das Team verlässt oder dazustößt oder die Zugriffsrechte vom Management geändert werden, alle Informationen sind für die verbliebenen User nach wie vor verfügbar. Die Ablage ist nicht lokal, sondern zentral realisiert. Diese Funktionalität ist insbesondere für Unternehmen wichtig, die sich mit einem Belegschaftsabbau auseinandersetzen müssen - wo die verkleinertenTeams gezwungen sind, mit weniger Manpower mehr Arbeit zu bewältigen.

Vorteile:

• Automatische Kennzeichnung, Organisation und Ablage/Speicherung von E-Mailnachrichten ohne jegliche Userbeteiligung 
• Entscheidende Verbesserung bei der (sicheren!) gemeinsamen Nutzung von firmenintern verteilten Informationen – die Zusammenarbeit der verschiedenen User wird wesentlich erleichtert
• Deutliche Reduzierung des Streitfall- und eDiscoveryrisikos durch Identifizierung, Verfolgung und Erhaltung der relevanten Email-Korrespondenz
• Bis zu 80 Prozent Speichereinsparungen gegenüber herkömmlichen E-Mailarchivierungssystemen
• Identifizierung von Schlüsselinformationen zu Beginn einer Untersuchung

Merkmale:

• Vollständige Microsoft® Office Integration – alle Anwendungen sind nahtlos von Microsoft Outlook aus zugänglich 
• Automatisches Kennzeichnen und Ablegen eingehender und ausgehender Nachrichten bei gleichzeitig erheblicher Zeiteinsparung
• Halb- oder vollautomatische userorientierte Anwendung mit nur minimalem manuellem Aufwand
• Geringste Einarbeitungszeit durch bekannte Oberfläche
• Die Ablage erfolgt vollkommen unsichtbar – das System schlägt Ablageorte vor, führt den Absender zum Ordner und/oder informiert den User ob und wo eine E-Mail abgelegt ist
• Höchstmögliche Flexibilität – Emails können nach der Ablage in Outlook behalten werden, Emails können in mehreren Ordnern abgelegt werden
• Unterstützt unterschiedlichste Formate einschließlich Microsoft Office Formate, gescannte Dokumente, Voicemails und viele andere mehr
• Asynchrone Speicherung – keine Wartezeit während des Ablagevorgangs, auch mehrere Items können gleichzeitig gespeichert werden
• Integrierte Projekt Management Funktionen, wie Rollen, Projektvorlagen und Arbeitsprotokolle
• Sehr genaue Keyword- und konzeptbasierende Suche in strukturierten und unstrukturierten Daten
• Hocheffizientes Speichermanagement – durch Identifizierung auch kleinster gemeinsamer Dokumentbestandteile werden Speichereinsparungen erreicht, die bisherige Komprimierungs- und Archivierungslösungen weit übertreffen

Wie Decisiv Email funktioniert:

Decisiv Email ist als Clientsoftware nahtlos in Microsoft Outlook® integriert. Der Administrator kann festlegen, ob Nachrichten voll- oder semiautomatisch klassifiziert und archiviert werden, den Information Management Anforderungen des Unternehmens folgend. Beim Ein- oder Ausgang einer Nachricht analysiert Decisiv Email neben den Inhalten der Mail auch alle Sender- und Empfängerinformationen (inkl. cc/bcc) und archiviert ohne Zeitverzögerung entweder vollautomatisch in die entsprechenden Sicherungsordner oder schlägt dem User die entsprechenden Ordner zur Bestätigung vor. Das System kann eine Nachricht in mehr als einen Ordner von mehr als einem User schreiben, die Inhalte selbst werden aber nur ein einziges Mal gespeichert, was zu einer drastischen Reduzierung des benötigten Speicherplatzes und der Serverauslastung führt. Decisiv Email arbeitet asynchron, sodass keinerlei Verzögerung bei der Archivierung auftritt. Das System beachtet sämtliche vorhandenen Rechtevergaben und kann zusätzlich noch mit eigenen personen- oder rollenbasierten Zugriffsrechten feinjustiert werden, sodass nur autorisierten Usern Zugang zu den entsprechenden Informationen gewährt wird.

Die Technologie: 

Recommind's CORE-Technologie basiert auf eigenentwickelten, geschützten Machine Learning Technologien, unter anderem dem patentierten Probabilistic Latent Semantic Analysis (PLSA)- Algorithmus. Recommind's Lösungen verbinden in idealer Weise die Vorteile menschlicher Genauigkeit und inhaltlichem Verständnis mit den Möglichkeiten der Automatisierung durch Computer. 

Klicken Sie hier um mehr über die CORE-Plattform zu erfahren.